۵S، راهکاری برای دستیابی به کیفیت و بهره وری بالا
۵S، راهکاری برای دستیابی به کیفیت و بهره وری بالا
مدیریت نساجی یکی از رشته هایی است که سعی در تربیت مهندسین متخصص در پست مدیریتی دارد. از آنجا که اکثر مهندسان نساجی به مسائل مدیریتی و مهندسی صنایع اشراف کامل ندارند لذا سعر بر آن شده است زمینه آشنایی این افراد با ذکر موارد پرکاربرد فراهم شود. در جهان امروز و در شرایط رقابتی بازار کیفیت محصول و بهره وری به عنوان دو عامل اساسی و مهم در حفظ و بقای موسسات حرف اول را زده و کسانی که به این مهم دست یافته اند حضور خود را در بازار محکم و ماندگار نموده اند. به دلیل وضعیتی که امروزه صنعت نساجی ایران در آستانه پیوستن به سازمان تجارت جهانی با آن روبروست آگاهی از مسائل و تکنیکهایی که می تواند باعث بهبود این وضعیت و ساماندهی آن گردد امری ضروری به نظر می رسد. از این رو یکی از مسائلی که مقرر گردیده تا به آن پرداخته شود عامل بهره وری است که اکثر کارخانجات و شرکتها به آن توجه داشته و همه مدیران سعی در افزایش این پارامتر دارند. در راستای رسیدن به این هدف راهکارهای زیادی پیشنهاد شده است که ما سعی در معرفی برخی از این راهکارها داریم. یکی از روشهای ارتقاء یک سازمان کایزن۱ با بهبود مستمر است. کایزن در محیط کاری یعنی بهسازی مستمر کلیه پرسنل سازمان اعم از مدیران و کارمندان از جمله روشهای مؤثر در اجرای کایزن می توان به ۵S اشاره کرد. شرط اجرای موفق کایزن در مؤسسات مختلف این است که در ابتدا روش ۵S به صورت صحیح در مؤسسه پیاده شود. اگر سازمانی نتواند ۵S را به صورت موفقیت آمیز اجرا کند در واقع قادر به انجام هیچ گونه فعالیتی در زمینه بهره وری نخواهد بود. ۵S پایه ای ترین و اصولی ترین ابزار ارتقای بهره وری است که در بسیاری از کشورهای آسیایی مشهور و معروف شده است و از آن به عنوان خانه داری خوب تعبیر می شود. ۵S گام اول فعالیتی توام با سلامتی، راحتی و بهره وری برای کلیه کارکنان یک موسسه و در واقع ابتدایی ترین اصل بهبود بهره وری می باشد
که با اجرای آن تغییرات شگرفی ایجاد خواهد شد. در این راستا به معرفی تکنیک ۵S می پردازیم. [۱]
۵Sبه عنوان روش مدیریت
تا همین اواخر ۵S به عنوان حرکتی جزئی و کم اهمیت در زمینه تولید و بهره وری به شمار
می رفت و آن را صرفا ایده ای جالب، اما نه ضروری در نظر می گرفتند. اما امروزه با تغییر دیدگاه مدیریت، ۵Sمحور تفکر و فلسفه قرار گرفته و به عنوان روشی کلیدی در مدیریت به کار برده می شود.
۵S نظامی است که در ژاپن به صورت نهادینه مورد استفاده قرار گرفته و نتایج بسیار خوبی را برای واحدهای صنعتی و خدماتی به ارمغان آورده است. نتایجی که معمولا با استفاده از این روش حاصل می گردد را می توان به اختصار به پیشگیری از حوادث، کاهش وقفه کاری، کنترل عملیات تولید و افزایش بهره وری در محیط کار عنوان نمود. بطور کلی هدف نهایی ۵S پیشگیری از اتلاف است. علیرغم اینکه سیستم ۵S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن نیزه خیلی ساده به نظر می آید ولی عموما سازمانها و واحدها برای پیاده کردن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند. دلیل این امر را باید در ظاهر ساده آن جستجو کرد. در واقع تحقق ۵S از آن رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی از اهداف و ماموریتهای آن به صورت صحیح اطلاع کاملی ندارند. بنابراین اجرای نظام ۵Sو تدارک بستر مناسب برای انجام آن تا زمانی که اصول آن به خوبی شناخته نشده کاری بسیار دشوار است. برای نیل به بهره وری و کیفیت بهتره هم اکنون ۵S در صنایع پیشروی ژاپن همچون صنایع الکترونیک، تجهیزات پزشکی، ابزار دقیق در حال شکل گیری است. [۲]
تاریخچه ۵S
سیستم ۵S برای اولین بار بعد از جنگ جهانی دوم در ژاپن شکل گرفت ولی ایده اولیه این سیستم ژاپنی نمی باشد، بلکه آنها با الگوبرداری از منابع آمریکایی و اروپایی و پس از توسعه و سیستماتیک نمودن آن، سیستم ۵S را ارائه دادند. ۵S سیستمی به منظور بهسازی و آراستگی در محیط کار بوده و نقش مهم آن تغییر دیدگاه افراد نسبت به مشاغلی است که بر عهده دارند. ۵S از جمله سیستمهایی است که طبق نظر بسیاری از صاحبنظران، پایه اولیه و سنگ بنای سایر سیستمهای کیفیت، بهره وری و استانداردهای ۱۴۰۰۰ISO، QCC، TPM، ۹۰۰۰ISO، TQC و غیره می باشد.
اجرای ۵S حتی در میزان فروش کالا نیز موثر است، چرا که به این ترتیب می توان اعتماد به فرایند تولید را در مشتریان ایجاد کرد. این طرح باعث ایجاد هویت گروهی و همکاری بیشتر میان پرسنل خواهد کرد. از جمله سؤالاتی که همواره از سوی کارکنان یک سازمان مطرح می شود عبارتند از:
۵S چیست؟
چه نتیجه ای به همراه دارد؟
هدف نهایی و فواید اجرای آن چیست؟
۵S سیستمی است که افراد را به داشتن رفتار مسئولانه ترغیب و نیز زمینه را برای مشارکت فرد فرد کارکنان در امور، بسیار مساعد می کند و تلاشی برای ارتباط منطقی و سالم بین انسان – ماشین – کار می باشد. [۳]
اهداف ۵S
۱- بهسازی فرایندهای سازمان
۲- رسیدن به کارایی و افزایش بهره وری
۳-ارتقاء کیفیت
۴- ارتقاء روحیه کارکنان
۵- جلب نظر مشتری
۶- ایجاد یک نظم فراگیر و زمینه سازی برقراری فرهنگ خود انضباطی و النضباط سازمانی
۷- کاهش خستگی و آزردگی روانی ناشی از کار و لذت بردن از انجام آن و در نتیجه کاهش خطاها
۸- کاهش زمان انجام کارها
۹- افزایش تعلق سازمانی
۱۰- مشارکت کامل در ایجاد عادات صحیح و پیروی از مقررات
۱۱- شخصیت دادن (تشخص بخشی به کارکنان)
۱۲- نهادینه شدن فرهنگ بهره وری
۱۳- عادت به برقراری ارتباط به نحوی صحیح و کنترل نتایج آن [۳]
گامهای ۵S
واژه ۵S مخفف پنج کلمه ژاپنی بوده که به زبان انگلیسی و فارسی برگردانده شده و اجرای این روش مستلزم درک درست و صحیح این پنج گام است.
۱) ساماندهی۲
ساماندهی در عام ترین مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به کلیه اجزای یک سازمان جهت نیل به اهداف. از دیدگاه ۵S، ساماندهی به معنای تشخیص ضرور از غیر ضرور، اتخاذ تصمیمات قاطع و اعمال مدیریت اولویتها برای رهایی از غیر ضروریهاست. اولین قدم در ساماندهی مشخص کردن اهداف است. هر کار را چرا انجام می دهید؟ هنگامی که این سوال را پاسخ دادید، در موقعیتی خواهید بود که بر سر چگونگی انجام آن نیز تصمیم گیری کنید. نکته ظریف آن است که بدانید اقلام مورد نظر را بعداً به چه منظور خواهید خواست و چگونه اقلامی را که بدانها احتیاج ندارید دور بریزید و آنهایی را که هنوز احتیاج دارید ذخیره کنید. ساماندهی در معنای واقعی هنر دورریختن اشیایی است که به آن احتیاج نداریم. در مرحله دوم، اولویت گذاری با توجه به میزان اهمیت و تعیین محل نگهداری اشیاء می باشد که در هنگام نیاز بتوان با حداکثر بازدهی به آنها دسترسی داشت. بنابراین، نکته اساسی در مدیریت اولویتها توانایی تعیین تعداد دفعات استفاده از اشیاء و اطمینان از قرارگیری آنها در محل های صحیح و مخصوص به آنهاست. در مرحله بعد غیر ضروریها را دور بریزید که اجرای این مرحله شامل مراحل زیر است:
– تعیین گستره عملیات (مکانها و محدوده های تحت پوشش عملیات) اهداف مورد نظر
– کسب آمادگی های لازم
– آموزش افراد برای تشخیص غیرضرورها
– تعیین مقیاسهای کمی و انجام ارزیابی
– انجام بازرسی و ارزیابی از سوی مدیریت، ارائه پیشنهادهای اصلاحی و تعیین شاخصهایی برای انجام عملیات به نحوی بهتر برای دفعات بعد.
مرحله چهارم شامل دور ریختن اشیاء شکسته و معیوب می باشد. در نهایت نیز می بایستی علل آلودگی را شناسایی نمود که اغلب مواردی همچون تجهیزات ایمنی، پوشش های محافظ، تجهیزات مبارزه با آتش و … را شامل می گردد. این مرحله شامل شناسایی الودگی، محل و نوع آن، جستجو برای یافتن علل آلودگی ها، ردیابی علمی الودگی ها، رده بندی آلودگی ها، طراحی برنامه اجرایی مبنی بر مقابله با علل آلودگی یا کاهش و حذف مکانهایی که پاکیزه سازی آنها دشوار است و اجرای برنامه تدوین شده می باشد.
نمونه هایی از اجرای این S را می توان صورت زیر فهرست نمود:
– در دسترس قرار دادن اشیایی که غالبا استفاده می شود (قرار دادن رنگینه های قابل استفاده در طبقه اقلام ضروری)
– دور از دسترس قرار دادن اشیایی که به ندرت استفاده می شود (کالیته های فاقد پرونده های نمونه گیری)
– دور ریختن اشیایی که به آنها نیاز ندارید (رنگینه های فاقد مشخصات که سالیان سال مورد استفاده قرار نگرفته اند)
– رفع عیوب و خرابی ها
– مبارزه با علل الودگی ها
– بازبینی پوششها و محفظه ها به منظور پیشگیری از علل الودگی (طبقه بندی پرونده ها براساس کاربرد مانند نمونه گیری، رنگسازی، تبلیغات)
– تمیز کردن محل کار
– جلوگیری از آلودگی های کف سالن ها
– حذف آلودگی های گرد و غبار
– سازماندهی انبارها (اقلام بازگشت شده توسط مشتریان)
در میان اصول ۵S ساماندهی از بالاترین اولویت برخوردار است لذا می بایستی کار خود را از ساماندهی شروع کرد و این گام باید از سوی مدیریت آغاز شود.
۲) نظم و ترتیب۳
نظم و ترتیب به معنی قرار دادن اشیاء در مکانهای مناسب و مرتب است به نحوی که بتوان از آنها به بهترین وجه استفاده کرد. نظم و ترتیب راهی است برای یافتن و به کار بردن اشیای مورد نیاز، بدون انجام جستجوهای بیهوده. هنگامی که هر چیز با توجه به کارکرد و در نظر گرفتن کیفیت و ایمنی کار، در جای مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل کار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدین منظور باید همه وسایل مورد نیاز را دقیقا شناسایی کرده و کارکرد هر یک از آنها را نیز مشخص نماییم. در این گام سه عامل باید مورد توجه قرار گیرد. ابتدا محل درست اشیاء را مشخص کنید، سپس نحوه قرار گیری اشیاء را در محل تعیین شده برای آنها مشخص کنید و در نهایت قوانین قرار دادن اشیاء در جایشان را رعایت کنید. مراحل لازم برای برقراری نظم و ترتیب عبارتند از:
– تحلیل وضعیت موجود
– تعیین محل صحیح استقرار اشیاء
– مشخص کردن نحوه قرار گیری اشیاء در محل تعیین شده برای آنها
– ترغیب افراد به رعایت مقررات قرار گیری اشیاء
نمونه هایی از اجرای این S را می توان به صورت زیر فهرست نمود:
– استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود
– آوردن و بازگرداندن هر چیز در حداقل زمان
– علامت گذاری محدوده ها و محل استقرار اشیاء
– نظم و ترتیب در تابلوی اعلانات
– طراحی اعلانات به نحوی که خواندن آنها آسان باشد (کارت شیدهایی جهت انجام رنگ همانندی سریع و آسان)
– استقرار کارکردی مواد، قطعات در قفسه ها (چیدمان صحیح رنگینه ها در قفسه)
– نظم بخشی به ابزارها و تجهیزات (جدا نمودن قطعات معیوب از بقیه در انبارها، چیدن قطعات در پالت های انبار مطابق با اصول انبارداری، استفاده از سیستم FIFO4)
ابداع شیوه های موثر و کارآمد در زمینه های مراقبت و نگهداری و ذخیره سازی، از اهمیت زیادی برخوردار است، اما این بدان معنا نیست که ملاحظات مربوط به ایمنی و کیفیت نادیده گرفته شود. نظم و ترتیب هنگامی بهترین تاثیر را دارد که یکایک افراد در آن مشارکت داشته باشند و از هوش و خلاقیت خود، برای ابداع و به کارگیری روشهای مطلوب در زمینه ذخیره سازی و جای گذاری اشیا بهره گیرند. [۵ و ۲]
۳) پاکیزه سازی۵
پاکیزه سازی یکی از اساسی ترین فعالیت های ۵S است و دور از ذهن نخواهد بود اگر آن را جوهر ۵S به شمار آوریم. پاکیزه سازی ایده جدیدی نیست و از سالهای دور همواره مطرح بوده است اما این موضوع ذره ای از اهمیت آن نخواهد کاست.
پاکیزه سازی چیزی فراتر از پاکیزه نگه داشتن اشیاست: پاکیزه سازی، فلسفه و تعهدی است برای پذیرش مسئولیت در قبال تمامی وجوه اشیاء مورد استفاده به گونه ای که این اشیاء همواره در بهترین وضعیت و کیفیت نگهداری شوند. پاکیزه سازی نباید صرفاً به عنوان تمیز کردن اشیاء و کارهای خسته کننده محسوب گردد بلکه می بایستی به عنوان نوعی بازرسی و بازبینی در نظر گرفته شود. به طور کلی پاکیزه سازی دارای سه مرحله است:
اولین مرحله شامل فعالیتهای بزرگ مقیاس، برای پاکیزه سازی همه چیز و یافتن راههایی برای برطرف کردن علل عمده مشکلات در سطحی کلی است. مرحله دوم، مرحله جزء به جزء است که در طی آن مکانهای کاری و حتی ماشین ها و دستگاه ها، به طور جداگانه، مورد بررسی قرار می گیرند و بالاخره در سومین مرحله یعنی مرحله زیرمقیاس، هر یک از قطعات و ابزارها، پاکیزه سازی و عوامل ایجاد و آلودگی ها، جستجو و برطرف می شوند.
به عبارت دیگر پاکیزه سازی همان بازبینی است. پاکیزه سازی فرآیندی است که همه دستگاهها، ابزارها و تجهیزات را شامل می شود و هدف از آن نگهداری و مراقبت صحیح و مناسب از آنهاست. پاکیزه سازی و بازبینی تجهیزات به معنی معاینه داخل آنهاست که خود مستلزم برداشتن همه پوشش ها، فیلترها و تمامی چیزهایی است که مانع معاینه و بررسی قسمتهای داخلی می شوند. در انجام بازبینی و معاینه قسمتهایی مورد نظرند که مشخص کننده عامل اصلی فرسودگی تجهیزات باشند. بدین ترتیب، پاکیزه سازی، فرآیند تشخیص و تصحیح نیز هست.
اگر کار پاکیزه سازی از روی نظمی خاص و با توجه به قرارگیری تجهیزات و مکانها، انجام پذیرد به احتمال زیاد در جریان این فرآیند مشکلات زیادی را نمایان می شود. از این رو بهتر است که این کار به صورت هماهنگ با خانه تکانی سالیانه و همگام با توسعه و پیشرفت تجهیزات و تاسیسات به انجام رسد. جهت آسان سازی فرآیند پاکیزه سازی می توان به فعالیتهای ۵S سه دقیقه ای با مشارکت تمامی افراد با توجه به اهمیت محدود کردن زمان فعالیت اشاره نمود. مشارکت همه افراد به طور همزمان و به یکباره در یک فعالیت مشترک برای کنترلهای کیفی و ایمنی بسیار سودمند است.
فهم درون و بیرون هر چیز، چنانکه در پاکیزه سازی و بازبینی بطور معمول صورت می گیرد چشمان ما را به جهان بسیار گسترده تر از محل کارمان می گشاید. اخیراً افراد با پی بردن به اهمیت و نقش پاکیزه سازی و پاکیزگی در ایمنی و کیفیت اقدام به ایجاد مقیاس و معیارهایی مبتنی بر اعداد و ارقام برای سنجش کمی میزان پاکیزگی نموده اند. امروزه هدف بسیاری از شرکتها، حذف کامل عوامل آلوده کننده و رساندن میزان آن به صفر است. [۵ و ۲]
۴) استاندارد سازی۶
بر خلاف واژه های دیگر، استاندارسازی بیان کننده یک وضعیت است. یعنی وضعیتی که پس از انجام مکرر ساماندهی، نظم و ترتیب و پاکیزه سازی و توجه ویژه به آنها حاصل می شود. استانداردسازی به معنی حفظ میزان معینی از پاکیزگی است و در مفهوم ۵S، شامل ملاحظات دیگری از جمله به کارگیری رنگها، شکل ها و لباسهایی است که حس پاکیزگی را در انسان ایجاد می کنند.
ایجاد معیارها و استانداردهایی جهت حفظ وضعیت حاصل از گام های اول، دوم، سوم و استمرار در آنها به وسیله ایجاد خلاقیت، انگیزش، ابتکار که در کلیه کارکنان با استفاده از مدیریت دیداری میباشد، در این گام صورت میپذیرد. مدیریت دیداری به معنی هشیاری است که در این میان حس دیداری ما، یعنی بینایی از اهمیت ویژه برخوردار است و حس غالب می باشد. در این مرحله سازمان، نیازمند نگهداری وضعیت مطلوب به دست آمده است. در صورتی که هدف سازمان اجرای کامل ۵S باشد، نباید اجازه داد که مراحل اجرایی ۵S در این مرحله متوقف شوند، به همین منظور باید برای انجام صحیح فعالیتها و استمرار در آنها استانداردهایی تعریف شود. راه اندازی یک سیستم بطوری که برای همگان واضح و روشن باشد از اهداف اصلی این گام تلقی میشود به گونه ای که برای رسیدن به هدف، توسعه آیین نامه و برنامه ریزی و تمرین الزامی است. باید در این گام استانداردهایی به همراه تعاریفشان مشخص شوند تا مطمئن شویم که با الگو برداری از آنها میتوان همواره محیط کاری منظم و مرتب داشت. به منظور تداوم در بهبود بهره وری و کسب نتیجه مناسب باید همواره سه گام قبل با دقت کامل انجام شود و سپس یک سری قوانین و ضوابطی برای این مرحله تعیین شود تا افراد بتوانند فعالیتهایشان را که منجر به داشتن محیطی مرتب میشود، بدون اشتباه تکرار کنند یعنی باید نظم تکرارپذیر باشد.
• آشکار ساختن ناهمگونی ها به وسیله کنترل های دیداری
از آنجا که کنترل و اداره امور توسط انسانها انجام میشود، توانایی افراد برای تشخیص موارد عادی از غیر عادی و همگون از ناهمگون ، به منظور اقدام به موقع و مناسب، امری ضروری است. با این حال، چنانچه از میزان موارد عیب و نقص های صنعتی مشخص میشود، احتمال رخ دادن موارد غیر عادی عموما چیزی در حدود %۱ و یا کمتر است و در اکثر اوقات، همه چیز بدون اشکال پیش میرود. این ناهمگونی ها غالبا مواردی هستند که اگر شخص در جستجوی آنها نباشد، آنها را تشخیص نخواهد داد اما در صورتیکه شخص، هشیار و با توجه باشد، میتواند آنها را دقیقا مشخص کند. هشیاری افراد و جستجوی فعالانه آنها برای یافتن ناهمگونی ها و موارد غیرعادی از اهمیت خاصی برخوردار است.
• ابزارها و روشهای کنترل دیداری
نیازی به ذکر این نکته نیست که برای کنترل دیداری نیازمند استفاده از ابزارهای دیداری هستیم. برای تسهیل این فرآیند، استفاده از هوش و خلاقیت در ابداع و بکارگیری ابزارهای ابتکاری امری ضروری است. البته استفاده مطلق از علامات و نشانه های دیداری برای اینکار مد نظر نیست. عملکرد صحیح به این صورت است که افراد از ۴ حس دیگر خود نیز در جهت آگاهی کامل افراد از محیط اطرافشان بهره گیرند.
به عنوان چند مثال از نشانه های به کار رفته در کنترل دیداری، میتوان به موارد زیر اشاره کرد: – – نشانه هایی که از اشتباه افراد در به کارگیری دستگاه ها و تجهیزات جلوگیری می کنند (برچسب های حاوی شید رنگینه موجود در قوطی های رنگ و نیز کدی نشان دهنده نوع رنگینه)
– علامات خطر
– علاماتی مبنی بر محل قرارگیری اشیاء (برچسب های حاوی شیدهای موجود در یک قفسه رنگ)
– نام دستگاه ها و تجهیزات
– موارد احتیاط و یادآوری ها
– نشانه های بازدارنده در امور مراقبت و نگهداری
– دستورالعمل ها (نسخه های نهایی به کار برده شده در رنگرزی و چاپ با توجه به آزمایشات صورت گرفته برآن)
نکات عمده و اساسی در ابداع و ایجاد اینگونه نشانه های کنترل دیداری در فهرست زیر آورده شده است:
۱. کاری کنید که نشانه ها از فاصله نسبتاً دوری به راحتی دیده شوند.
۲. نشانه ها را بر روی همان چیزهایی قرار دهید که برای آنها در نظر گرفته شده اند.
۳. آنها را به گونه ای تعیین کنید که هر کسی با استفاده از آنها بتواند به راحتی درست
را از نادرست بازشناسد.
۴. نشانه ها را به صورتی ایجاد و مستقر کنید که هر کسی بتواند به راحتی و سهولت
از آنها استفاده کند.
۵. آنها را به گونه ای تعیین کنید که همه بتوانند طبق آنها عمل کنند و تصحیحات لازم را به راحتی انجام دهند.
۶. آنها را چنان تعبیه کنید که کاربرد و به کارگیری آنها، محل کار را زیباتر و منظمتر سازد.
در نظر داشتن این موارد به هنگام ابداع و تجدید نظر در استانداردها و ابزارهای مورد نیاز افراد برای تشخیص موارد غیرعادی و ناهمگونی ها، روند کار را یکنواخت و هماهنگ تر، و بازده آن را افزونتر خواهد کرد.
• استانداردهای تشخیص درست و نادرست
در رهبری و اجرای مدیریت عوامل دیداری، تشخیص دقیق و روشن، درست و نادرست، و در دست داشتن استانداردها و معیارهای واضح و صریح و قابل درک برای همگان، از اهمیت خاصی برخوردار است. این استانداردها باید بر اساس نشانه هایی که از لحاظ بینایی، امکان تشخیص موارد غیر عادی و مشکلات را فراهم می آورند، در معرض دید قرار داده شوند. اینها باید نمادها و نوشته هایی ساده و روشن باشند.
نمایه گذاری با رنگها، رنگ آمیزی، استفاده از برچسب های مختلف، نشانه های تایید کننده و نشانه های محل قرارگیری اشیا، استفاده از پوششهای شفاف، مشخص کردن مشکلات و محل آنها بر روی نقشه از جمله اعمالی است که در زمینه مدیریت عوامل دیداری از اهمیت زیادی برخوردار است. [۵ و ۲]
۵) انضباط۷
پنجمین گام انضباط به معنای ایجاد شرایط و بستر مناسب فرهنگی برای رعایت قوانین و مقررات توسط کارکنان و به منظور نیل به عادت انجام هر کار به شیوه صحیح میباشد. با اجرای این گام، استانداردهای انجام هر کار به شیوه درست، در سازمان ایجاد میشود. ایجاد چنین استانداردهایی مرحله ابتدایی نهادینه نمودن ۵S بوده و با اجرای این مرحله ۵S کامل میگردد.
اجرای استانداردهای به وجود آمده نیاز به قوانین و مقررات خاص خود دارد که در گامهای۵S تدوین گشته و به کارکنان در خصوص عمل به آنها آموزش داده میشود. در این صورت است که شرایط و بستر مناسب فرهنگی در سازمان به وجود می آید تا کارکنان قوانین و مقررات را رعایت نموده و عمل به آنها را جز عادتهای کاری خود قلمداد نمایند. با توجه به این که فرهنگ یک سازمان مجموعه ای از عادت های کاری کارکنان آن سازمان میباشد، می توان نتیجه گرفت که عادت های کاری صحیح، فرهنگ سازمانی را ایجاد خواهد کرد. از بسیاری جهات، حکمفرما کردن انضباط در محیط کار، مهمترین اقدام برای حصول اطمینان از کیفیت مطلوب محصول نهایی است.
در این گام هدف تداوم رضایت و نظم و… است، باید در این گام تمامی فعالیتهای لازمی که از ابتدای اجرای ۵S انجام شده است به صورت عادت در بیاید به طوری که همه افراد اجرای ۵S را نوعی اجبار تلقی کنند و اجرای آن را برای داشتن زندگی مطلوب ضروری بدانند تا نتیجه آن اثبات، مطلوبترین حالت محیط کاری باشد. انضباط در برگیرنده چیزی بیش از یک بعد اخلاقی است. انضباط به معنی اندیشیدن به مشکلات و پیشنهاد راه حل است.
باید برای اجرای هرچه بهتر ۵S سودها و مزایای حاصله از اجرای آن برای همگان تعریف و آموزش داده شود. چنانچه شما در رأس قرار دارید، میتوانید این سیستم را پایه گذاری و رهبری کنید ولی چنانچه در راس قرار ندارید باید اهداف اجرای این سیستم را از مدیر پروژه بیاموزید لذا آموزش اهداف برای اجرای مطلوب این سیستم ضروری است.
روحیه خودانگیزشی و خودمدیریتی، نگهداری اصول لازم برای انجام درست کارها، شکل دهی عادات صحیح، انضباط در محل کار و عادت کردن به انجام دقیق و به موقع مقررات سازمان، ارتقا سطح آگاهی کیفی و بهره وری از نتایج اجرای این گام می باشد.
نکات مهم و اساسی اجرای ۵S
عوامل اجرای موفقیت آمیز روش ۵S در یک مؤسسه عبارتند از:
– تعهد مشارکت مداوم مدیر عامل و حمایت کامل وی
– آغاز ۵Sبا آموزش
– مشارکت کامل افراد مؤسسه در اجرا
– تکرار مداوم چرخه ۵S به منظور دستیابی به استانداردهای بالاتر
اگر بتوان روش ۵S را به ترتیب و به صورت صحیح پیاده نمود شاهد نتایج مفید زیر خواهیم بود:
الف. آراسته شدن محیط: اگر محیط کار ازاسته و منظم باشد، کارکنان انگیزه بیشتری برای فعالیت دارند و این مطلب منجر به افزایش بهره وری خواهد شد.
ب. لذت بخش شدن محیط کار: اگر محیط کار آراسته و منظم باشد، کارکنان با اشتیاق بیشتری سر کار حاضر می شوند
ج. افزایش کارایی: چنانچه هر چیزی در جای مناسب قرار داشته و در دسترس باشد، انجام کارها آسانتر و نتایج آن لذت بخش تر است و وقت کارکنان تلف نمیشود تا با جستجوی اطراف خود آنها را بیابند.
د. ایجاد ایمنی و سلامتی: محیط کاری مرتب و تمیز که در آن هر چیزی در جای مناسب خود قرار داشته و دستورالعمل های لازم در دسترس باشد، محیط کاری امن تری برای کار خواهد بود. همچنین رفع آلودگی ها به حفظ سلامتی کارکنان کمک نموده و با اصلاح مسایلی نظیر گرما، سرما و تهویه محیط کار بیش از پیش مطلوب و آرام بخش خواهد شد.
ه. صرفه جویی: کاهش اسراف در مواد، وسایل، فضا و زمان منجر به صرفه جویی شده که به نفع مؤسسه خواهد بود.
و. بهبود وضعیت دستگاهها و سیستمهای سخت افزاری و نرم افزاری و کاهش هزینه ها: با کاهش نرخ خرابی و در نتیجه کاهش نیاز دستگاهها و سیستمها به تعمیرات، وضعیت آنها بهبود یافته و با کاهش مدت از کارافتادگی تجهیزات، هزینه ها نیز کاهش می یابند.
ز. رفع عیوب و نواقص: هر چیزی در اطراف شما سالم و بی عیب و نقص خواهد بود.
ح. ارزیابی کارکنان و در نظرگرفتن پاداش: برای ارزیابی کارکنان دستورالعمل هایی تهیه گردیده و به بهترین آنان پاداشی تعلق خواهد گرفت. این تبعیض بجاست و با تبعیض بی جا تفاوت دارد. افراد سختکوش شناسایی شده و برای آنان امتیاز خاص مد نظر قرار می گیرد. دیگر ارزش کار آنها نادیده پنداشته نمی شود.
ی. رسیدن به استانداردهای جهانی: اجرای روش ۵S منجر به آمادگی سازمان در اجرای سایر روشهای کایزن است و در نهایت بازشدن راهی برای استانداردهای ۹۰۰۰ISO، ۱۴۰۰۰ISO، TS.
به طور کلی هدف نهایی از ۵Sپیشگیری از اتلاف است. [۴]
حال چنانچه تمام سازمانها، اعم از دولتی و غیردولتی، تولیدی و خدماتی، ۵S را به کار بگیرند و تلاش کنند از شیوه های مدیریت نوین همچون کایزن ، الگوبرداری استفاده کنند می توانند بهره وری سازمان خود را افزایش دهند، تنها در این صورت است که می توان از سرمایه های ملی و محدودی که در اختیار ما قرار دارد بهترین بهره برداری را نمود.
منابع
[۱] بهبود بهره وری و نظام ساماندهی ۵S ، امیر حسین شاه حسینی، مدیریت طرح و توسعه سیستمهای اداره کل اطلاعات و برنامه ریزی حوزه معاونت صدای سازمان صدا وسیمای جلا
[۲] “پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار” ، انتشارات سازمان بهره وری ملی ایران ، تاکاشی اوساوا، ۱۳۷۳
[۳] “سیستم ۵S”. لیدا صفیر، مجله پیام مدیریت شماره ۲۶
[۴] “مقدمه ای بر کایزن و تفکر سیستماتیک آشنایی با ۵S و فواید آن “معاونت طرح و برنامه دانشگاه فردوسی مشهد، سرور امجدی، ۱۳۸۵
[۵] فاطمه محمدزاده. ۱۳۸۶. “ارائه مدلی جهت ارتقاء بهره وری و کیفیت در صنایع نساجی ایران با استفاده از تکنیک مدیریتی ۵S “، پایان نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه صنعتی امیرکبیر